Inzet RPA databots levert aanzienlijke kostenbesparingen op in de logistiek

In de logistiek kan Robotic Process Automation (RPA) de productiviteit, het serviceniveau en de capaciteit van het personeel met 35 tot 50% verhogen. Dit betekent dat het automatiseren van administratieve taken met RPA databots een onmiddellijke kostenbesparing van 25 tot 50 % kan opleveren. Dit blijkt uit het project RPA Databots van VIL. De innovatiecluster voor de logistiek reikt dan ook een laagdrempelig en goedkoop systeem aan waarmee logistieke bedrijven op korte tijd hun administratieve processen kunnen automatiseren.

Volgens het softwarebedrijf Kofax vertrouwt nog steeds 32 % van de ondernemingen in het transport en de logistiek op handmatige stappen in meer dan de helft van hun administratieve processen. Het automatiseren ervan via de RPA-technologie biedt dus een enorm potentieel voor de sector, zeker omdat deze zich kenmerkt door een grote hoeveelheid aan documenten en systemen die idealiter allemaal naadloos verwerkt worden.

Databots zijn ‘virtuele medewerkers’ die een snelle en goedkope oplossing bieden bij Robotic Process Automation (RPA) om administratieve processen te automatiseren. Deze software robots nemen het routinematig verwerken van data en documenten van de fysieke medewerkers uit handen, zodat zij zich kunnen richten op de complexe taken, de contacten met de klanten, enzovoort. Zonder complexe aanpassingen aan de bestaande ICT-systemen logt de databot in op systemen, simuleert hij de keyboard- en muis-input en leest hij informatie van de schermen.

In een korte video wordt u zeer bevattelijk uitgelegd hoe RPA werkt. Deze kunt u hier zien.

https://vil.be/project/rpa-databots/

Laagdrempelig

De technologie is laagdrempelig, zodat ook kmo’s ze kunnen inzetten. Verschillende bedrijven leveren de technologie volgens een licentiemodel aan. De drie belangrijkste spelers zijn UIPath, BluePrism, Automation Anywhere. “Een ‘basic’ project kost ca 10.000 à 25.000 euro, waarbij de directe kosten bestaan uit een éénmalige kost voor de robot(s), een jaarlijkse licentiekost en opleidingen. De indirecte kosten zijn laag: ze hebben hoofdzakelijk te maken met de betrokkenheid van de IT-afdeling en de eindgebruikers, alsook met het onderhoud”, legt VIL-projectleider Sophie Delannoy uit.

Zeker economisch haalbaar

Volgens haar is de inzet van databots dus zeker economisch haalbaar. “De Return on Investment (ROI) is eenvoudig te berekenen. Vergelijk deze kost van gemiddeld zo’n 20.000 euro met de loonkost van een fysieke medewerker. De kosten-baten analyse is dus snel gemaakt: de ROI varieert van 30 tot 200 % met een gemiddelde terugverdientijd van drie tot zes maanden”, zegt ze. “RPA verhoogt de productiviteit, het serviceniveau en de capaciteit van het personeel met 35 tot 50%. Dit zorgt voor een onmiddellijke kostenbesparing van 25 tot 50 % door het automatiseren van taken tegen een fractie van de kost van het menselijke equivalent.

Laagdrempelig systeem

In samenwerking met de acht bedrijven die aan het RPA Databot-project deelnamen werkte VIL een laagdrempelig en goedkoop systeem uit waarmee logistieke ondernemingen op korte tijd hun administratieve processen kunnen automatiseren. De toepasbaarheid ervan werd voor twee processen bij twee bedrijven afgetoetst: het orderverwerkingsproces bij Handico Trucking en het tarificatieproces bij Van Moer Logistics. In alle twee de gevallen waren de resultaten zeer positief.

Zo zegt Gino Withofs, directeur van Handico Trucking, dat de databots het bedrijf tot 80% tijdswinst opleveren in de orderverwerking. “Ze verlagen ook de foutenlast. Zo helpen ze ons bedrijf om onze klantenservice te optimaliseren. We gaan er dus verder mee werken”, stelt hij.

Call-to-action

“Databots brengen logistieke bedrijven bewezen voordelen op: een aanzienlijke reductie van de operationele kosten, een zeer snelle ROI en een fors hogere productiviteit. Wij lanceren dan ook een call to action aan de logistieke bedrijven om hiermee aan de slag te gaan”, zegt Sophie Delannoy tot slot.

VIL leden kunnen het rapport van het project RPA Databots downloaden via de Kennisbibliotheek, niet-leden kunnen het aankopen via de VIL webshop.