Jorim Rademaker en Maxime Steenbrugge: “Manual.to is de TikTok voor trainingen en handleidingen”

De Gentse scale-up Manual.to werd onlangs Start2Scale-up Partner van LogiVille. Dit SaaS-bedrijf is gespecialiseerd in het maken, delen en beheren van digitale werkinstructies, handleidingen en opleidingtools. Wat de aanpak van Manual.to zo uniek maakt en waarom het bedrijf met LogiVille samenwerkt, vernemen we in dit interview met CEO Jorim Rademaker en Key Account Manager Maxime Steenbrugge.

Hoe is het concept van Manual.to ontstaan?

Jorim: Het idee ontstond in 2015. Als grafisch designer merkte ik hoe tijdrovend het was om meertalige handleidingen, brochures, rapporten en jaarverslagen te lay-outen, onder meer omdat elke taal een andere tekstvolume heeft. Daarnaast zag ik dat kennis delen binnen bedrijven vaak moeilijk loopt: een handleiding wordt gelezen bij de ingebruikname van apparatuur en verdwijnt daarna in een schuif. Nieuwe gebruikers hebben dan geen houvast meer.

Zo kwam ik op het idee van een soort ‘TikTok voor handleidingen en trainingen’: korte, visuele en onmiddellijk toegankelijke instructies die kennisoverdracht radicaal vereenvoudigen. Begin 2016 was het softwareprototype klaar en die zomer hadden wij al onze eerste klanten.

Manual.to is dus een softwareontwikkelaar?

Jorim: Ja. We zijn een softwarebedrijf en ontwikkelden een SaaS-platform (Software as a Service) dat bedrijven helpt om zelf handleidingen voor intern en extern gebruik te maken, te beheren en te delen. Dat kunnen digitale producthandleidingen zijn maar ook werkinstructies of onderhoudsprocedures. Met onze software kunnen bedrijven stap-voor-stap instructies samenstellen met tekst, video’s en foto’s.

Een belangrijk kenmerk is dat die instructies laagdrempelig worden gedeeld via QR-codes of URL’s. Werknemers op de werkvloer kunnen er direct bij. Ze hoeven de code eenvoudig met een smartphone of tablet scannen.

Hoe groot is Manual.to vandaag?

Maxime: Ons team bestaat nu uit iets meer dan 20 mensen. De meesten werken in ons hoofdkantoor in Gent. We zijn actief in Europa en Noord-Amerika en we opereren wereldwijd. De laatste tijd is er bijvoorbeeld veel interesse van de Aziatische markt. Meestal starten we met een implementatie in één land waarna we snel internationaal opschalen.

Ons platform ondersteunt meer dan tweehonderd talen. Bedrijven kunnen handleidingen, trainingen, werk- en onderhoudsinstructies naadloos wereldwijd inzetten. De vertaling van de instructies gebeurt automatisch, al dient die veiligheidshalve best eerst gevalideerd te worden.

Hoe werkt Manual.to en waarin verschillen jullie van instructies op bijvoorbeeld YouTube?

Jorim: Manual.to is ontworpen om razendsnel en zonder montage visuele werk- en training-instructies te maken. Je neemt een filmpje of foto’s met je smartphone of een cameraatje op een helm van een opdracht zoals het onderhoud van een machine of het resetten van een robot en stuurt het materiaal naar het platform. Met onze nieuwste AI knipt en structureert Manual.to het voor je automatisch en schrijft het de teksten. Je kunt optioneel korte teksten, foto’s of filmpjes toe en eventueel pictogrammen voor waarschuwingen of veiligheidsinformatie. Het platform ‘bouwt’ daaruit automatisch een handleiding die video, foto’s en tekst combineert in duidelijke, overzichtelijke stappen. Deze handleiding kan automatisch vertaald worden en werkt op elk toestel.

Het delen gebeurt via een eenvoudige link of QR-code die op een machine, op een kast of op een werkplek wordt geplakt. Een medewerker scant de code met zijn smartphone en ziet direct de juiste handleiding.

Wat Manual.to onderscheidt van een YouTube-filmpje is dat we werken met interactieve stap-voor-stap instructie en niet met een doorlopende video. Elke stap bevat een korte tekst en een clip van enkele seconden. Klassieke YouTube-video’s zijn lineair en duren vaak 5 minuten of meer, hierdoor moet je dus zoeken naar het relevante moment. Op YouTube is de video ook eentalig, soms met ondertiteling. Last but not least: op YouTube is elk filmpje openbaar waardoor alles online staat en concurrenten kunnen meekijken. Je loopt dus het risico dat bedrijfsgevoelige informatie ongewild online staat.

Voor welk type bedrijven is de software van Manual.to bedoeld?

Maxime: Ons platform is vooral gericht op ‘blue collar’ omgevingen waar praktisch en visueel leren belangrijk is. Denk aan productie, onderhoud, kwaliteitscontrole en natuurlijk logistiek.

In veel bedrijven worden nieuwe medewerkers opgeleid door een oudere werknemer. Als die vertrekt of wegvalt blijft enkel de documentatie over, waarvan je niet eens weet of die up-to-date is. Met instructies via Manual.to bouw je dus naast gebruiksvriendelijkheid ook betrouwbaarheid in. En snelheid: een handleiding van 2 minuten maak je op amper 15 minuten. Je kijkt ze na, valideert ze… en klaar.

Manual.to richt zich ook op de logistieke sector. Voor welke type taken komt jullie tool in aanmerking?

Jorim: De taken waarvoor instructies of training met Manual.to worden gebruikt zijn zeer divers. Denk aan hoe je moet picken of verpakken, hoe je een outbound pallet moet stapelen, hoe je een lading moet vastmaken, hoe je een boordcomputer gebruikt en zoveel meer. De logistiek is trouwens een van sectoren waarin het gebruik van onze software het snelst groeit.

Kan je een paar voorbeelden geven?

Jorim: Een 3PL-er kan bijvoorbeeld aan zijn klanten vragen hoe zij willen dat hun producten worden verpakt, waar de sticker moet geplakt worden, enz. Hij maakt vervolgens de instructies met Manual.to, legt ze voor aan de klant en implementeert ze na zijn validatie dan intern.

Ook veiligheidsaspecten spelen mee. Zo kan een logistiek bedrijf gespecialiseerd in chemische producten veiligheidsprocedures tijdens het laden en het lossen visueel en in zijn taal uitleggen aan een anderstalige chauffeur.

Ander voorbeeld: de automatisering speelt een steeds groter belang in de logistiek, waardoor je zeer kwetsbaar bent als een robot stilvalt. Het is dus belangrijk dat een medewerker snel weet hoe hij of zij die stap voor stap heropstart. Ook bij piekperiodes zoals Black Friday of solden is er vaak geen tijd om tijdelijke krachten uitgebreid op te leiden. Onze tool biedt dan soelaas.

Maxime: Wij hebben wereldwijd al talrijke mooie referenties in de logistiek. Ons doel is om uit te groeien tot de standaard voor coaching en kennisdelen in de logistiek.

Waarom is Manual.to partner van LogiVille geworden?

Maxime: We zijn via een van onze klanten in contact gekomen met LogiVille. Hij raadde ons het democentrum aan om onze naambekendheid in de logistieke sector te vergroten. We merkten al snel dat LogiVille inderdaad dé ideale plaats is om innovatie tastbaar te maken.

Voor ons is dit een uitstekende plek om bezoekers een concreet beeld te geven van wat Manual.to voor hen kan betekenen. Aan de hand van een eenvoudige ‘use case’ demonstreren we ter plekke hoe snel en makkelijk je met onze tool instructies kunt vastleggen en in een volledig bruikbare handleiding giet.

Jorim: Bijna alle bezoekers herkennen de uitdaging van opleidingen en kennisoverdracht in hun eigen organisatie. Dat maakt onze oplossing onmiddellijk relevant. Intussen hebben we al drie sterke leads ontvangen, die vermoedelijk zullen uitmonden in een samenwerking. Onze oplossing sluit immers perfect aan bij hun noden: Manual.to vermindert de opleidingstijd metongeveer 50%. Dat is een conservatieve schatting. De ROI wordt in zo’n 80% van de gevallen binnen enkele maanden gerealiseerd, en soms zelfs binnen enkele weken.

Manual.to

Wil je meer te weten komen over deze Start2Scale-up Partner? Druk op deze link voor meer informatie.